Pagar sueldos, emitir boletas, gestionar cotizaciones, llevar el control de los anticipos o calcular impuestos asociados al trabajo. Todo eso, que por años fue un caos de Excel, carpetas compartidas y papeles firmados a mano, hoy puede automatizarse con un par de clics. Pero, ¿realmente tu empresa está lista para dar ese salto? ¿Vale la pena?
En Chile, donde el sistema tributario es exigente y la carga administrativa puede consumir semanas completas del año, las herramientas fintech y de gestión como Kuvasz o Talana no solo alivian esa carga, sino que redefinen la manera en que las empresas entienden sus operaciones. Aunque suena a promesa de software, lo cierto es que muchas compañías —sobre todo pequeñas y medianas— ya han reducido errores, tiempo y costos integrando estas soluciones.
Qué significa automatizar los pagos en una empresa
Automatizar no es simplemente programar transferencias. Es construir un sistema donde los sueldos, honorarios, cotizaciones previsionales, reembolsos y obligaciones fiscales se procesan casi sin intervención humana. Implica dejar atrás los procesos manuales y trabajar con plataformas que se comunican entre sí: desde el software de recursos humanos hasta el banco.
Un sistema automatizado ideal puede:
- Calcular los sueldos de forma precisa y conforme a la normativa vigente.
- Emitir liquidaciones, boletas de honorarios electrónicas y certificados.
- Enviar los pagos directamente desde una cuenta empresarial.
- Integrarse con Previred y otros sistemas estatales.
- Llevar trazabilidad de todos los movimientos.
- Almacenar documentación en la nube con acceso seguro y centralizado.
Y todo esto con una interfaz clara, sin tener que revisar planillas con fórmulas quebradas a última hora del mes.
¿Por qué es relevante este cambio hoy en Chile?
El ecosistema fintech en Chile está en su momento más fértil. Según datos de FinteChile, el país ya cuenta con más de 300 startups activas en el sector. La ley Fintech —promulgada en 2023— abrió nuevas puertas para la innovación financiera, permitiendo a más empresas ofrecer servicios automatizados de forma segura y regulada.
Además, el Servicio de Impuestos Internos (SII) ha promovido activamente la digitalización de documentos tributarios, como la obligatoriedad de emitir boletas electrónicas, lo que empuja a las empresas a adaptar sus procesos.
¿Cómo saber si tu empresa está lista para automatizar pagos?
La automatización no es para todos al mismo tiempo. Algunas señales claras indican que tu empresa podría estar perdiendo tiempo o dinero por no hacerlo:
| Indicador | Señal de alerta | Posible solución automatizada |
|---|---|---|
| Tu equipo de RRHH pasa más de 3 días al mes calculando sueldos | Alta carga administrativa | Software de gestión de remuneraciones |
| Se han cometido errores en pagos o cotizaciones en los últimos 6 meses | Inexactitud en procesos críticos | Validación automática con bases legales actualizadas |
| Pagas anticipos o viáticos sin llevar trazabilidad clara | Falta de control financiero | Registro automático con respaldo digital |
| Tienes más de 10 trabajadores y todo se gestiona en Excel | Escalabilidad limitada | Sistema cloud con integración bancaria y contable |
| Dependes de una persona clave para que todo funcione | Riesgo operativo | Sistema con permisos distribuidos y auditoría |
Si alguno de estos puntos te resultó familiar, probablemente ya estás pagando el costo de no haber automatizado.
Qué es Kuvasz y cómo está ayudando a las empresas chilenas
Kuvasz es una plataforma chilena que permite gestionar anticipos de sueldo de forma automática. Su enfoque está en ofrecer un beneficio concreto para el trabajador —acceder a una parte de su sueldo antes de fin de mes—, pero con trazabilidad y control total por parte de la empresa.
El sistema se conecta con los datos de asistencia y de nómina, calcula los montos disponibles, y transfiere automáticamente lo que cada trabajador solicita desde su app. Para las empresas, eso significa:
- No tener que procesar transferencias manuales.
- Evitar errores en el cálculo de anticipos.
- Ahorrar tiempo administrativo.
- Dar un beneficio valorado por los trabajadores, que no tiene costo para la empresa si se financia con recursos del mismo Kuvasz.
Según datos oficiales de Kuvasz, más de 100 empresas en Chile ya han reducido en un 80% el tiempo destinado a procesar anticipos, además de mejorar su clima laboral.
Qué ofrece Talana y por qué es mucho más que un software de recursos humanos
Talana, por su parte, es una plataforma integral de gestión de personas. Va más allá del cálculo de sueldos y entra de lleno en áreas como control de asistencia, reclutamiento, evaluaciones de desempeño y bienestar laboral. Su gran ventaja es la integración: todos los módulos están conectados y permiten automatizar flujos completos.
Por ejemplo, si un colaborador marca asistencia desde la app, ese registro puede impactar automáticamente en el cálculo de horas extra, que luego se reflejan en la liquidación del mes. Esa liquidación se genera sola, y desde ahí se hace el pago con un par de clics, integrándose con bancos y Previred.
La empresa informa que más de 1.500 organizaciones en Chile ya operan con su sistema, incluyendo clientes como Copec, Caja Los Andes y Duoc UC. El foco está en la experiencia del usuario, tanto del empleador como del trabajador.
Una frase del propio sitio de Talana resume bien su propuesta: “Queremos que te olvides del Excel para siempre”.
Qué se necesita para implementar una de estas soluciones
Aunque muchas plataformas prometen una implementación rápida, hay ciertos elementos que deben estar ordenados dentro de la empresa antes de automatizar:
- Organización interna: Tener procesos claros, aunque sean manuales. Si hoy no sabes cómo se calculan las horas extras, ningún software lo va a adivinar por ti.
- Datos actualizados: Información precisa sobre sueldos, contratos, días trabajados, etc.
- Compromiso del equipo: Es importante que quienes van a usar el sistema participen del proceso de implementación.
- Interés en el cambio: Algunas empresas fracasan en digitalizarse no por falta de herramientas, sino por no tener la disposición a dejar atrás las viejas formas.
Una vez que eso está alineado, las plataformas suelen ofrecer onboarding acompañados, capacitaciones y soporte técnico. Talana, por ejemplo, tiene equipos dedicados a clientes según el tamaño de la empresa, lo que ayuda a reducir la curva de aprendizaje.
Qué beneficios concretos han visto las empresas que automatizaron
Las compañías que han automatizado sus pagos y procesos laborales con herramientas como Kuvasz o Talana han reportado:
- Ahorro de hasta 40 horas mensuales en tareas administrativas.
- Reducción del 90% de errores en liquidaciones.
- Mayor cumplimiento de plazos tributarios y laborales.
- Mejora en la satisfacción de los trabajadores, al contar con apps móviles para revisar pagos y gestionar solicitudes.
- Mayor transparencia frente a fiscalizaciones, con reportes listos y centralizados.
Empresas como Betterfly o Prosegur han contado sus experiencias públicas en sitios de Talana, mencionando cómo pasaron de gestionar planillas con macros manuales a operar con dashboards en tiempo real.
¿Es obligatorio automatizar? ¿Qué dice la ley?
No hay una ley que obligue a automatizar, pero sí muchas normativas que empujan a digitalizar ciertos procesos. Por ejemplo:
- La Ley N°21.210 exige la emisión de boletas electrónicas.
- El uso de plataformas como Previred es obligatorio para cotizaciones previsionales.
- Las liquidaciones deben estar firmadas digitalmente o con respaldo físico, lo que hace muy conveniente contar con sistemas que ofrezcan ambas opciones.
Dado ese contexto, automatizar no es una obligación legal, pero sí es una forma eficiente de cumplir con obligaciones que sí son exigidas por ley.
Qué considerar antes de elegir un sistema fintech para tu empresa
No todas las plataformas sirven para todas las empresas. Antes de contratar una, revisa:
- Que tenga integración con los bancos chilenos.
- Que cumpla con la normativa del SII y la Dirección del Trabajo.
- Que los datos se alojen en servidores seguros (preferiblemente dentro de Chile).
- Que el soporte sea en español y con tiempos de respuesta razonables.
- Que la empresa detrás del software tenga presencia local.
Revisa también si ofrece un plan gratuito, periodo de prueba o demostraciones. Algunas soluciones se cobran por usuario activo, otras por módulo. Lo importante es entender bien cómo se estructura el costo, y qué tanto del equipo realmente va a usar el sistema.
Las plataformas fintech han dejado de ser una novedad para convertirse en parte del día a día de muchas empresas chilenas. Automatizar no significa reemplazar personas, sino liberar tiempo para que puedan enfocarse en lo que realmente mueve a una empresa: pensar, planear, crear.
Si cada cierre de mes parece una carrera de obstáculos, probablemente ha llegado el momento de dejar el Excel y mirar hacia adelante. Tal vez la solución que necesitas ya está funcionando a unas pocas cuadras de tu oficina.